Arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post

Nye regler fra 1. mars 2009 

Et nytt kapittel er inntatt i peronopplysningsforskriften: Kapittel 9. Innsyn i e-postkasse mv. De nye forskriftene bygger i hovedsak på dagens praksis i arbeidsgivers rett til innsyn.

Her kan du lese hele forskriften og Merknader til forskriften. PersonalPolitisk Utvalg v/Olaug Steine har gått gjennom forskriften og merknadene til forskriften. Nedenfor følger et sammendrag av de viktigste punktene. PPU anbefaler at interesserte les heile merknadene til forskrifta.

Hensikten med regelverket er å klargjøre arbeidsgivers rett til innsyn i enkelte tilfeller, samt å verne arbeidstaker mot urimelig kontroll fra arbeidsgivers side. Det kan ikke avtales eller instruksfestes vilkår for arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post som gir arbeidstaker dårligere vern enn forskriften. Partene står fritt til å inngå avtaler som inneholder presiseringer av forskriftens bestemmelser eller som gir arbeidstaker bedre vern enn forskriften.

Hovedregelen er at arbeidsgiver bare har inns yn i ansattes e-post når det er nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift eller andre berettigede interesser, eller når det er begrunnet mistanke om at arbeidstakeren bruker e-postkassen på en måte som innebærer grovt brudd på arbeidsforholdet.
Arbeidsgiver må i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig, eller om de kan ivareta bedriftens interesser på en mindre belastende måte.

Gjelder arbeidsgivers datautstyr
Bestemmelsen gjelder arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse og konkrete dokumenter i denne, samt i andre elektronisk lagrede dokumenter og elektroniske kommunikasjonsmedier stilt til arbeidstakers disposisjon for bruk i arbeidet. Bestemmelsene vil således omfatte blant annet innsyn i tekstmeldinger lagret i mobiltelefon stilt til disposisjon for arbeidstaker av arbeidsgiver, innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og innsyn i andre håndholdte enheter enn mobiltelefon så lenge disse tilhører arbeidsgiver, men er stilt til arbeidstakers personlige disposisjon under utførelse av arbeidet.
Det er en forutsetning at utstyret er ment for bruk i arbeidet. Dersom utstyr er stilt til arbeidstakers disposisjon for privat bruk, gjelder ikke reglene om arbeidsgivers innsynsrett.
Innsynsrett gjelder heller ikke i utstyr som arbeidstaker selv eier. Dette betyr at arbeidsgiver ikke har innsynsrett i dokumenter som er lagret i arbeidstakers private utstyr, selv om dette fra tid til annen benyttes til arbeidsrelaterte aktiviteter.

Må være av hensyn til virksomhetens interesse
Det kreves en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av om det er et kvalifisert behov for å åpne e-postkassen for å ivareta den berettigede interessen arbeidsgiver mener å ha. Hensyn til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift mv. vil i seg selv være berettigede interesser for arbeidsgiver, men om innsyn ikke er nødvendig for å ivareta interessen i det konkrete tilfellet arbeidsgiver står overfor, kan innsyn ikke skje. Dersom ivaretakelse av driften kan oppnås med andre og mindre inngripende midler, vil innsyn i e-postkassen ikke være nødvendig, og således heller ikke tillatt etter forskriften.

Innsyn ved fravær
Det oppstilles ikke særlige regler om innsyn ved arbeidstakers fravær og tidsaspektet i denne forbindelse. Fravær og fraværets varighet vil være et element i en totalvurdering av om innsyn er nødvendig. Det skal alltid foretas en helhetlig nødvendighetsvurdering. Et element i nødvendighetsvurderingen vil for eksempel være om arbeidstaker har sørget for videresending av virksomhetsrelatert e-post, eller automatisk svar med opplysning om hvor virksomhetsrelatert e-post skal sendes i vedkommendes fravær. 

Mistanke om utsendelse av spam el.l
Arbeidsgiver har innsynsrett i e-postkassen dersom det foreligger begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Dette vil kunne omfatte bruk av de elektroniske kommunikasjonssystemene til handlinger som kan være straffbare, men som ikke nødvendigvis er det, eller som ellers åpenbart ikke er i virksomhetens/arbeidsgivers interesse. Eksempler kan være bruk av datasystemet til utsendelse av spam eller e-post med annet skadelig innhold. Mottak av e-post med illojalt innhold ikke gir grunnlag for innsyn, da dette ligger utenfor arbeidstakers kontroll.

Mistanke om trakassering av andre eller nedlasting av ulovlig materiale
Det vil kunne gi grunnlag for innsyn i saker der det foreligger mistanke om at arbeidsgivers utstyr benyttes til trakassering av kolleger, eller til straffbare forhold som er av betydning for arbeidsgiver, så som bruk av arbeidsgivers utstyr til nedlasting av ulovlig materiale, som barnepornografisk materiale eller ulovlig fildeling. Handlingen må imidlertid være så alvorlig at den gir grunnlag for avslutning av arbeidsforholdet

At det skal foreligge begrunnet mistanke om forhold som kan medføre oppsigelse eller avskjed innebærer også at arbeidsgiver må ha mer enn en løselig antakelse. Arbeidsgiver må ha konkret informasjon som gir grunn til å tro at e-postkassen kan inneholde opplysninger om slik forhold forskriften nevner. Dette kan for eksempel være tips fra kolleger eller informasjon fremkommet gjennom den generelle administrasjonen av virksomhetens it-systemer.

Varsling om innsyn
Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles om at innsyn vil bli foretatt, og gis anledning til å uttale seg. ”Så langt som mulig” viser at det ikke er et absolutt krav om varsling, men at det bør tilstrebes. Bestemmelsen skal forstås slik at varsel kan unnlates dersom det er adgang til innsyn umiddelbart, f eks fordi dette er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Tidsaspektet vil således være et sentralt vurderingstema når det avgjøres om det er mulig å varsle arbeidstaker. Dersom arbeidsgiver har tid til å kontakte arbeidstaker og varsel om innsynet, må dette gjøres. Arbeidsgiver må kunne redegjøre for grunnlaget for å unnlate varsling.
Arbeidsgiver kan speilkopiere området dersom det er å frykte at arbeidstaker vil kunne endre og/eller ødelegge bevis dersom han varsles om at innsyn vil bli foretatt.

Ved opphør av arbeidsforhold
Opphør gjelder ved oppsigelse fra arbeidstaker eller når arbeidstaker blir oppsagt. Opphør omfatter også at arbeidstaker dør. De pårørende etter dødsfall har ikke uten videre krav på innsyn i den avdødes e-post mv. Det samme gjelder dødsboet. Dette må vurderes konkret.

Hovedregel er at e-postkassens innhold, innhold lagret i andre elektroniske kommunikasjonsmedier arbeidstaker har disponert eller dokumenter lagret elektronisk på vedkommendes personlige område i virksomhetens datanettverk, slettes ved arbeidsforholdets opphør, så sant ikke drift av virksomheten tilsier at informasjonen fortsatt skal lagres. Det mest praktiske vil da være at arbeidstaker sletter e-post eller andre dokumenter med privat innhold, og gir arbeidsgiver tilgang til all dokumentasjon med tjenstlig innhold.